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11. November 2021

Auf diese vier Tools sollte kein Unternehmen verzichten

Remote work, coworking, home-office und Co. sind mittlerweile keine neuen Arbeitsmodelle mehr. Und auch bei uns hat das Team die Möglichkeit, von überall zu arbeiten. Aber ohne die Verwendung bestimmter Online-Tools sähe das wahrscheinlich ganz anders aus. Wie also am besten mit den Kolleg*innen im Office kommunizieren, wenn man selbst gerade in den eigenen vier Wänden arbeitete, oder in einem Café in Spanien sitzt? Spätestens seit der Corona-Krise gibt es eine vielfältige Auswahl für geteiltes Zeitmanagement, Videocall-Plattformen und Online Chats. Da ist es manchmal gar nicht so leicht den Überblick zu behalten und natürlich sollte jedes Unternehmen individuell die richtige Lösung finden. Dennoch wollen wir euch einen Einblick in unsere vier “must haves” unter den Online Tools geben:

1. Zeitmanagement
ToDoist: Mit diesem Tool können To-Do Listen kinderleicht erstellt, geteilt und sortiert werden. Durch das minimalistische Design erscheint das Tool zunächst sehr “einfach”, aber auch das Verwalten, Zuteilen und Bearbeiten von komplexeren Aufgaben und Projekten ist möglich. Weitere Vorteile sind die einfache Erstellung von Teilprojekten und Unteraufgaben für eine bessere Übersicht, sowie die Funktion der Priorisierung.

2. Kommunikation
Google Hangouts: Das Kommunikations-tool überzeugt vor allem durch die leichte Navigation, welche dennoch vielfältige Funktionen bietet. Wir nutzen Hangouts für Gruppen- und Einzelchats, zum Teilen von Fotos und Dokumenten, aber auch für unser tägliches Stand Up, oder Kundengespräche, in Form eines Video Calls. Der Zugang zum Video Call ist unserer Meinung nach wesentlich einfacher als via Zoom und bietet mindestens genauso viele Funktionen.

3.Projekte
Monday: Wir strukturieren unsere Projekte und die jeweiligen Arbeitspakete am liebsten mithilfe des Tools “monday”, da wir so von überall die Möglichkeit haben, gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Das Projektmanagement erfolgt hierbei über sogenannte Boards, welche sich in drei Typen einteilen lassen. Haupt-Boards sind allen Teammitgliedern zugänglich. Teilbare Boards dienen der Einbindung von externen Personen, während private Boards nur für denjenigen zugänglich sind, der sie eingerichtet hat. Solche Boards lassen sich sowohl mithilfe von Vorlagen erstellen, aber auch individuell gestalten. Ein klarer Vorteil ist außerdem die Möglichkeit, eine Zeiterfassungs-Funktion von Aufgaben einzurichten. So ist jederzeit einsehbar, wer woran, wie lange arbeitet und welche Wichtigkeit jenes Projekt hat. Dies erleichtert Abrechnungsprozesse und ermöglicht auch eine bessere Einschätzung des Arbeitsaufwandes von zukünftigen Projekten.

4. Prozesse automatisieren
Zapier: Hier können verschiedene Webanwendungen miteinander verknüpft und Aktionen zwischen den verschiedenen Web-Apps automatisiert werden. Das geschieht mithilfe sogenannter “Zaps”. Ein Zap nutzt einen Trigger, also ein auslösendes Ereignis, in der einen App, um damit eine Aktion in einer anderen auszulösen. Der Einsatz ist dabei flexibel und vielfältig, ebenso wie Palette von Integrationsmöglichkeiten. Das Erstellen solcher Zaps ist für uns extrem zeitsparend, da es manuelle Aufgaben automatisiert.

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